q-acc «Μικρό Λογαριασμοί Εκπαιδευτηρίου»

By cobot, 12 October, 2026

Μετατροπή της Πλατφόρμας Q-ACC για Εκπαιδευτήρια, Φροντιστήρια & Ακαδημίες: Τμήματα, Συνδρομές, Προγραμματισμός & Λογαριασμοί Παιδιών (cobotsmis.com)

Κάθε εκπαιδευτήριο, είτε είναι φροντιστήριο, σχολή χορού ή μουσικής είτε ακαδημία ποδοσφαίρου, αντιμετωπίζει κάθε μήνα το ίδιο τακτικό πρόβλημα. Πρέπει να ξέρει ποιο παιδί ανήκει σε ποιο τμήμα και ποιος πλήρωσε τη συνδρομή του μήνα. Πρέπει επίσης να ξέρει πόσες ώρες δούλεψε ο δάσκαλος ή ο προπονητής και πόσο κοστίζει κάθε τμήμα. Η μετατροπή «Μικρό Λογαριασμοί Εκπαιδευτηρίου» παίρνει τον δοκιμασμένο πυρήνα της πλατφόρμας Q-ACC [Ref 1] [Ref 3] και τον οργανώνει γύρω από τη μονάδα που μετράει πραγματικά σε ένα εκπαιδευτήριο: το Τμήμα (Room). Το αποτέλεσμα παραμένει εργαλείο τακτικού επιπέδου, με λίγα κλικ, άμεση εικόνα και έτοιμες εκτυπώσεις [Ref 4].

1. Τι Αλλάζει: Το Τμήμα (Room) στο Κέντρο

Στο βασικό Q-ACC η καθημερινή δουλειά ξεκινά από τον πίνακα εγγράφων. Η έκδοση Εκπαιδευτηρίου προσθέτει ένα νέο επίπεδο οργάνωσης: κάθε λογαριασμός παιδιού, κάθε απόδειξη συνδρομής και κάθε ώρα διδασκαλίας συνδέεται με ένα Τμήμα. Τμήμα μπορεί να είναι μια ομάδα, μια αίθουσα διδασκαλίας ή μια ηλικιακή κατηγορία [Ref 2].

Το αρχικό μενού διατηρεί τις γνωστές λειτουργίες: Εγγραφές, Ισοζύγιο, Μικρό Τιμολόγια, Λογαριασμοί, Διαχείριση και Εκθέσεις. Στο κέντρο του προστίθεται το νέο κουμπί «Τμήμα Room – Ομάδες ή Αίθουσες Διδασκαλίας».

1.1 Η Φόρμα Τμήματος: Όλα σε Μία Οθόνη

Ταυτότητα Τμήματος: Κάθε τμήμα έχει κωδικό (π.χ. IDR1001), όνομα (π.χ. «Παίδες») και Εκπαιδευτική Χρονιά (π.χ. 2018-2019). Έχει επίσης Ηλικία Εκπαιδευτική Χρονιά, δηλαδή την ηλικιακή κατηγορία των παιδιών με βάση το έτος γέννησης (π.χ. 2006-2007).
Τρεις Καρτέλες Εργασίας: Οι καρτέλες «Συνδρομές», «Λίστα Παιδιών – Λογαριασμών» και «Προγραμματισμός» βρίσκονται στην ίδια οθόνη. Έτσι ο διαχειριστής δεν χρειάζεται να αλλάζει φόρμες.
Τέσσερις Άμεσες Εκτυπώσεις: Τα κουμπιά τυπώνουν Συνδρομές, Συνδρομές A-Ω (αλφαβητικά), Λίστα Παιδιών – Λογαριασμών και Προγραμματισμό. Κάθε εκτύπωση έχει στην κεφαλίδα το λογότυπο και τα στοιχεία του εκπαιδευτηρίου.

1.2 Λίστα Παιδιών – Λογαριασμών

Πλήρης Εικόνα Τμήματος: Κάθε παιδί εμφανίζεται με τηλέφωνα, email, τμήμα και ημερομηνία γέννησης.
Αυτόματη Ηλικία & Γενέθλια: Η ηλικία υπολογίζεται αυτόματα. Η στήλη «Γιορτή Γενεθλίων» δείχνει την ημερομηνία των γενεθλίων μέσα στην τρέχουσα χρονιά, μια μικρή λεπτομέρεια που βοηθά στην επικοινωνία με τους γονείς.
Απευθείας Πρόσβαση: Από κάθε γραμμή, τα κουμπιά «Λογαριασμός» και «Έκθεση Λογαριασμού» ανοίγουν την καρτέλα ή την κατάσταση λογαριασμού του παιδιού.
Εξαγωγή σε Excel: Η λίστα επικολλάται στο MS Excel για περαιτέρω επεξεργασία, όπως λίστες επικοινωνίας ή κατανομή ανά ηλικία [Ref 1].

1.3 Καρτέλα Λογαριασμού Παιδιού

Η καρτέλα λογαριασμού του Q-ACC επεκτείνεται με τα πεδία που χρειάζεται ένα εκπαιδευτήριο:

τμήμα και εκπαιδευτική χρονιά
ημερομηνία γέννησης και ηλικιακή κατηγορία
όνομα μητέρας και πατέρα
τρεις καρτέλες σημειώσεων: Πρόοδος, Ιατρική Κατάσταση και Οικογένεια

Τα στοιχεία αυτά είναι ευαίσθητα δεδομένα ανηλίκων. Γι' αυτό η πρόσβαση ελέγχεται μέσα από τη διαβάθμιση δικαιωμάτων ανά φόρμα του Q-ACC [Ref 1].

1.4 Συνδρομές & Αποδείξεις ανά Τμήμα

Πέρασμα Εγγράφων ανά Τμήμα: Η καρτέλα «Συνδρομές» είναι ο γνωστός πίνακας «Πέρασμα Εγγράφων», φιλτραρισμένος στο συγκεκριμένο τμήμα. Περιέχει Περίοδο, Ref, Ημερομηνία, Κωδικό Συνδρομής, Αιτιολογία, Ποσά DR/CR και τον Λογαριασμό του παιδιού.
Απόδειξη με Ένα Κλικ: Το κουμπί Rec μετατρέπει την πίστωση σε απόδειξη είσπραξης και την εκτυπώνει, όπως στο βασικό Q-ACC [Ref 1].
Υποσύνολα ανά Είδος Συνδρομής: Οι εκθέσεις ομαδοποιούν τις αποδείξεις ανά είδος συνδρομής και δίνουν υποσύνολα (π.χ. 12 παιδιά × 40,00 € = 480,00 €).
Έλεγχος Α-Ω: Η αλφαβητική έκδοση της έκθεσης δείχνει αμέσως ποιο παιδί δεν έχει πληρώσει.

1.5 Προγραμματισμός & Κόστος Δασκάλου / Προπονητή

Η καρτέλα «Προγραμματισμός» καταγράφει για κάθε περίοδο (μήνα):

το εβδομαδιαίο πρόγραμμα του τμήματος
τον δάσκαλο ή προπονητή
το κόστος ανά ώρα
τις ώρες και τα λεπτά απασχόλησης

Το σύνολο υπολογίζεται αυτόματα:

Συνολικό Κόστος = Κόστος ανά ώρα × (Ώρες + Λεπτά / 60)

Για παράδειγμα, ένα τμήμα προπονείται 3 φορές την εβδομάδα για 2 ώρες, επί 4 εβδομάδες. Αυτό δίνει 24 ώρες, και με 20 επιπλέον λεπτά και 10,00 € την ώρα το κόστος του μήνα είναι 243,33 €. Έτσι ο διαχειριστής βλέπει δίπλα δίπλα τι εισπράττει κάθε τμήμα από τις συνδρομές και τι κοστίζει σε ώρες διδασκαλίας.

1.6 Διαχείριση & Παράμετροι

Η Εταιρία μου: Επωνυμία, στοιχεία, ΦΠΑ και τρία λογότυπα (κύριο, μικρό, κεφαλίδας), που τυπώνονται σε όλες τις εκθέσεις.
Περίοδος: Κάθε μήνας (π.χ. 09-2018) συνδέεται με ημερολογιακή χρονιά και με εκπαιδευτική χρονιά. Ο Σεπτέμβριος ανοίγει τη νέα σχολική ή αγωνιστική χρονιά.
Ορισμός Εκπαιδευτικής Χρονιάς: Πίνακας χρονιών (π.χ. 2018-2019) που χρησιμοποιείται τόσο για τη σεζόν όσο και για τις ηλικιακές κατηγορίες.
Ορισμός Συνδρομών: Κωδικοποιημένα είδη χρέωσης, όπως μηνιαία συνδρομή, ετήσια τέλη, ρουχισμός και μεταφορά με λεωφορείο.
Τμήματα: Ομάδες ή αίθουσες με εκπαιδευτική χρονιά, ηλικιακή κατηγορία και σημειώσεις.
Προσωπικό & Ειδικότητες: Δάσκαλοι, προπονητές, βοηθοί και διαχειριστές, με κόστος ανά ώρα.
Διαχείριση Χρηστών & Link Table: Δικαιώματα πρόσβασης και σύνδεση με τη βάση δεδομένων.

1.7 Εκθέσεις ανά Περίοδο & Εκπαιδευτική Χρονιά

Η φόρμα εκθέσεων ζητά πρώτα Περίοδο και Εκπαιδευτική Χρονιά. Στη συνέχεια δίνει κάθε έκθεση σε δύο εκδοχές, για τον μήνα ή για ολόκληρη τη χρονιά:

Αποδείξεις Περιόδου
Αποδείξεις Περιόδου ανά Συνδρομή
Αποδείξεις Συνδρομών ανά Τμήμα
Έξοδα Περιόδου
Προγραμματισμός Περιόδου

Όλες οι εκθέσεις εξάγονται σε PDF για αποστολή με email [Ref 1].

2. Ροή Εργασίας

Σχήμα 1: Ροή Εργασίας «Μικρό Λογαριασμοί Εκπαιδευτηρίου»

[ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ: Εταιρία • Περίοδοι • Εκπ. Χρονιές • Συνδρομές • Προσωπικό ]
                                    |
                                    v
            +-----------------------------------------------+
            |          ΤΜΗΜΑ (ROOM) π.χ. «Παίδες»           |
            |   Εκπ. Χρονιά 2018-2019 • Ηλικία 2006-2007    |
            +-----------------------------------------------+
                 |                  |                  |
                 v                  v                  v
         +----------------+ +----------------+ +----------------+
         | Λίστα Παιδιών  | |   Συνδρομές    | | Προγραμματισμός|
         |  Λογαριασμοί   | | Αποδείξεις Rec | |  Ώρες × €/ώρα  |
         +----------------+ +----------------+ +----------------+
                 |                  |                  |
                 v                  v                  v
         +------------------------------------------------------+
         |  ΕΚΘΕΣΕΙΣ ανά Περίοδο & Εκπαιδευτική Χρονιά          |
         |  Εκτύπωση • PDF • Excel                              |
         +------------------------------------------------------+

Σχήμα 1: Από τις παραμέτρους στο τμήμα και από το τμήμα στις εκθέσεις, με μία ενιαία ροή.

3. Παράδειγμα Εφαρμογής: Ακαδημία Ποδοσφαίρου

Η μετατροπή εφαρμόστηκε σε ακαδημία ποδοσφαίρου με τμήματα ανά ηλικιακή κατηγορία (Παίδες, Έφηβοι) σε δύο περιοχές. Ο κύκλος εργασίας είναι απλός:

Αρχή σεζόν: Ορίζεται η εκπαιδευτική χρονιά, τα τμήματα ανά ηλικία και τα είδη συνδρομών. Κάθε παιδί αποκτά λογαριασμό και εντάσσεται στο τμήμα του.
Κάθε μήνα: Καταχωρούνται οι εισπράξεις και τυπώνονται αποδείξεις με το κουμπί Rec. Η έκθεση συνδρομών του τμήματος δείχνει ποιος πλήρωσε, και καταγράφονται οι ώρες των προπονητών.
Κλείσιμο μήνα: Οι εκθέσεις περιόδου δίνουν εισπράξεις, έξοδα και κόστος προγραμματισμού.
Τέλος σεζόν: Οι εκθέσεις εκπαιδευτικής χρονιάς δίνουν τη συνολική εικόνα της σεζόν.

Σχήμα 2: Κύκλος Εργασίας Σεζόν

+------------------+        +------------------+
|  ΑΡΧΗ ΣΕΖΟΝ      | -----> |  ΚΑΘΕ ΜΗΝΑ       |
|  Τμήματα,        |        |  Αποδείξεις Rec  |
|  Λογαριασμοί     |        |  Ώρες Προπονητών |
+------------------+        +------------------+
                                      |
                                      v
+------------------+        +------------------+
|  ΤΕΛΟΣ ΣΕΖΟΝ     | <----- |  ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΜΗΝΑ   |
|  Εκθέσεις        |        |  Εκθέσεις        |
|  Εκπ. Χρονιάς    |        |  Περιόδου        |
+------------------+        +------------------+

Σχήμα 2: Τα βήματα «Κάθε Μήνα» και «Κλείσιμο Μήνα» επαναλαμβάνονται μέχρι το τέλος της σεζόν.

Η ίδια λογική εφαρμόζεται χωρίς αλλαγές σε φροντιστήρια (τμήματα ανά τάξη ή μάθημα), σχολές χορού και μουσικής, κολυμβητήρια και κατασκηνώσεις.

4. Τι Κρατάμε από το Βασικό Q-ACC

Μικροτιμολόγια 4 γραμμών (4inv) και αποδείξεις (Rec) [Ref 1].
Ισοζύγιο χρεωστών με ταξινόμηση υπολοίπων: φαίνεται αμέσως ποιοι γονείς έχουν ανεξόφλητες συνδρομές [Ref 1].
Πολλαπλοί χρήστες με διαβάθμιση πρόσβασης ανά φόρμα [Ref 1].
Εξαγωγή σε PDF & Excel [Ref 1].
Τοπική εκτέλεση (Local First) σε MS Access, με κρυπτογραφημένο Cloud Backup 3-2-1 μέσω των υποδομών του Digital Business Manager [Ref 1].

Πίνακας Πηγών & Αναφορών

Ref ID	Τίτλος Πηγής	Σύνδεσμος (Link)
[Ref 1]	q-acc «Μικρό Λογαριασμοί»: Πλατφόρμα Q-ACC & Υποδομές Digital Business Manager	https://cobotsmis.com/q-acc
[Ref 2]	Οθόνες εφαρμογής «Μικρό Λογαριασμοί Εκπαιδευτηρίου» (frm_up_room, frml_accounts, frm_reports, frm_diaxirisi)	Εσωτερική Τεκμηρίωση
[Ref 3]	Q-ACC Product Page	https://futuremis.com/q-acc/
[Ref 4]	Προσωπική Τοποθέτηση / Άποψη Συγγραφέα (βλ. Ref 8 στο άρθρο q-acc)	https://cobotsmis.com/q-acc